Κανονισμός Office 365

ΔΙΑΘΕΣΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ MICROSOFT OFFICE 365 (CLOUD) ΚΑΙ ΟΡΟΙ ΧΡΗΣΗΣ

Το Πανεπιστήμιο Πατρών έχει θέσει ως στόχο την παροχή σύγχρονων ηλεκτρονικών υπηρεσιών στα μέλη της Ακαδημαϊκής του κοινότητας και παρακολουθεί γι’ αυτό διαρκώς τις διεθνείς εξελίξεις στους τομείς της πληροφορικής και των δικτύων.
Τα τελευταία χρόνια ιδιαίτερη ανάπτυξη έχουν οι υπηρεσίες και οι εφαρμογές υπολογιστικού νέφους που είναι ευρύτερα γνωστές ως υπηρεσίες cloud. Οι μεγάλες διεθνείς εταιρείες πληροφορικής που οδηγούν τις τεχνολογικές εξελίξεις παρέχουν υπηρεσίες cloud και μάλιστα, σε ορισμένες περιπτώσεις, τις παρέχουν χωρίς κόστος στα ακαδημαϊκά ιδρύματα. Οι υπηρεσίες αυτές που διατίθενται συνήθως με ειδικούς όρους και με βάση διεθνείς εταιρικές πολιτικές είναι σχεδιασμένες προς το παρόν να καλύπτουν ένα συγκεκριμένο φάσμα βασικών αναγκών της ηλεκτρονικής καθημερινότητας στα ακαδημαϊκά ιδρύματα προσφέροντας λύσεις στους τομείς της επεξεργασίας κειμένων, της δημιουργίας παρουσιάσεων, της διάθεσης δικτυακού αποθηκευτικού χώρου, της ηλεκτρονικής επικοινωνίας, των προσωπικών ιστοχώρων, κ.ά.
Στο επόμενο χρονικό διάστημα οι χρήστες του Πανεπιστημίου Πατρών, οι οποίοι διαθέτουν ιδρυματικό λογαριασμό, θα μπορούν με την χρήση του να συνδέονται στα συστήματα, στα δίκτυα και στις εφαρμογές παρόχων υπηρεσιών cloud και να αξιοποιούν τις παρεχόμενες υπηρεσίες. Οι νέου τύπου υπηρεσίες για τον χρήστη του Πανεπιστημίου, έχουν κάποια ιδιαίτερα χαρακτηριστικά λόγω του ότι παρέχονται απευθείας από διεθνείς εταιρίες, παρά το γεγονός ότι η σύνδεση σε αυτές θα επιτυγχάνεται με την χρήση των προσωπικών λογαριασμών στο Πανεπιστήμιο Πατρών. Έτσι τα δεδομένα και τα αρχεία των υπηρεσιών αυτών θα διακινούνται και θα αποθηκεύονται σε εταιρικά δίκτυα και εταιρικά συστήματα ανά τον κόσμο και όχι στο Πανεπιστήμιο Πατρών ή στις υποδομές συνεργαζόμενων φορέων όπως το Εθνικό Δίκτυο Έρευνας & Τεχνολογίας (ΕΔΕΤ) και το Ακαδημαϊκό Διαδίκτυο (GUnet). Θα θέλαμε λοιπόν να προτείνουμε την χρήση των υπηρεσιών cloud μετά από προσωπική αξιολόγηση και προσωπική επιλογή και να αναφέρουμε τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά των υπηρεσιών αυτών που θα πρέπει να ληφθούν σοβαρά υπόψη:

1) Η χρήση των υπηρεσιών cloud επιτρέπεται μετά από την αποδοχή των σχετικών κανόνων και όρων χρήσης. Τα σχετικά κείμενα με τους όρους και κανόνες χρήσης των υπηρεσιών καθορίζονται από τον εκάστοτε πάροχο, δημοσιεύονται στον εταιρικό του ιστοχώρο και ενδέχεται στη συνέχεια να επικαιροποιηθούν. Προτείνεται λοιπόν η επισταμένη μελέτη των όρων αυτών πριν την αποδοχή τους και τη χρήση των υπηρεσιών cloud.
2) Οι υπηρεσίες cloud παρέχονται ως έχουν και κάθε χρήστης είναι προσωπικά υπεύθυνος για τη συμμόρφωση με τους κανόνες χρήσης τους.
3) Η διαγραφή ενός χρήστη με δική του πρωτοβουλία από υπηρεσίες cloud δεν εγγυάται ότι τα αρχεία του και η σχετική με την χρήση του λογαριασμού πληροφορία διαγράφεται οριστικά από τον πάροχο.
4) Σε περίπτωση που κάποιος χρήστης των υπηρεσιών cloud σταματήσει να είναι μέλος του ΠΠ διακόπτεται μέσα σε εύλογο χρονικό η δυνατότητα χρήσης των σχετικών υπηρεσιών.
5) Κατά τη διακίνηση και την αποθήκευση δεδομένων και αρχείων στις υπηρεσίες cloud θα πρέπει να δίνεται ιδιαίτερη προσοχή σε θέματα πνευματικών δικαιωμάτων, προσωπικών δεδομένων, ευαίσθητων και εμπιστευτικών πληροφοριών.
6) Οι δυνατότητες διαχειριστικής πρόσβασης στις υποδομές και στις υπηρεσίες cloud από το εξουσιοδοτημένο προσωπικό του ιδρύματος καθορίζεται από τον εκάστοτε πάροχο των υπηρεσιών, αν και κατά το ελάχιστον απαιτείται διαχειριστική πρόσβαση για την διασύνδεση των υποδομών του παρόχου με τους μηχανισμούς ταυτοποίησης των χρηστών του Πανεπιστημίου.
7) Τα δεδομένα και τα αρχεία των χρηστών των υπηρεσιών cloud ενδέχεται να διακινούνται και να αποθηκεύονται σε δίκτυα και κέντρα δεδομένων εκτός Ελλάδος ή και εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης.
8) Οι παρεχόμενες υπηρεσίες cloud από συγκεκριμένο πάροχο μπορεί με πρωτοβουλία του ιδρύματος ή με πρωτοβουλία του παρόχου να σταματήσουν να διατίθενται στους χρήστες του πανεπιστημίου. Σε αυτή την περίπτωση το ίδρυμα θα καταβάλει κάθε προσπάθεια ώστε να ενημερωθούν έγκαιρα οι χρήστες των υπηρεσιών αυτών.

Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω, το Πανεπιστήμιο Πατρών, παρέχει τη δυνατότητα χρήσης των υπηρεσιών cloud «Microsoft Office 365». Μέσω της υπηρεσίας αυτής, κάθε χρήστης μπορεί επιπλέον να μεταφορτώσει και να εγκαταστήσει την πιο πρόσφατη έκδοση του «Microsoft Office» στον προσωπικό υπολογιστή του (έως 5 άδειες ανά χρήστη). Για τη μεταφόρτωση και εγκατάσταση του τελευταίου Office 2016 και τη χρήση των cloud υπηρεσιών απαιτείται η σύνδεση του χρήστη στο https://portal.office.com. Τα ελάχιστα απαραίτητα στοιχεία, για την απρόσκοπτη και άμεση λειτουργία της υπηρεσίας και για όλους τους χρήστες, συγχρονίζονται αυτόματα στους εξυπηρετητές της Microsoft από την αρμόδια Διεύθυνση του Πανεπιστημίου Πατρών.

Για τη χρήση των cloud υπηρεσιών (Mail, Calendar, OneDrive, Sites, κ.ά.) και την εγκατάσταση του Office στον προσωπικό τους υπολογιστή, οι χρήστες θα πρέπει να αποδεχτούν τους εκάστοτε κανόνες και όρους χρήσης των υπηρεσιών όπως αυτοί αναφέρονται και ανανεώνονται στις σχετικές ιστοσελίδες του παρόχου (Microsoft). Επιπλέον των ειδικών όρων του παρόχου, συμπληρωματικά ισχύει ο «Κανονισμός Λειτουργίας Δικτύου Τηλεματικής του Πανεπιστημίου Πατρών», όπως μπορεί να έχει εφαρμογή ανεξαρτήτως του παρόχου της εκάστοτε πρόσθετα παρεχόμενης υπηρεσίας τηλεματικής.

Τονίζεται ότι το Πανεπιστήμιο Πατρών παρέχει μόνο τη δυνατότητα σύνδεσης και χρήσης των υπηρεσιών. Δεν φέρει καμία ευθύνη για τη λειτουργία τους και τα σχετικά δεδομένα που αποθηκεύονται από τους χρήστες στο cloud. Η υποστήριξη των υπηρεσιών περιορίζεται μόνο σε θέματα που αφορούν στην δυνατότητα επιτυχούς σύνδεσης των χρηστών. Σε σχέση με τη χρήση των υπηρεσιών αλλά και την αντιμετώπιση των όποιων τυχών προβλημάτων, όλες οι απαραίτητες πληροφορίες παρέχονται αποκλειστικά τις σχετικές ιστοσελίδες του παρόχου.
Η αρμόδια Διεύθυνση του Πανεπιστημίου Πατρών ενδεχομένως να κάνει ενέργειες ενημέρωσης των χρηστών ή δημιουργίας υλικού υποστήριξης ή οδηγών χρήσης όταν αυτό κρίνεται απαραίτητο. Οι συγκεκριμένες ενέργειες θα γίνονται κατά περίπτωση και στη βάση της βέλτιστης προσπάθειας. Οι προσφερόμενες από τη Microsoft υπηρεσίες παρέχονται «ως έχουν», σύμφωνα με τους κανόνες και όρους χρήσης του παρόχου και υποστηρίζονται αποκλειστικά από τον πάροχο, κυρίως μέσω των σχετικών Ιστοσελίδων, και όχι από το Πανεπιστήμιο Πατρών.